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费用的明细科目该如何设置


费用报销是会计核算中发生频次最高的事项。很多费用会计人员工作一段时间后会发现工作中的几个乱象:二级科目越加越多、科目重叠交叉、其他费用庞杂随意。今天小编给大家聊聊关于费用科目设置的问题~~

  先明确,本文所指的费用科目包括销售费用、管理费用、研发费用、制造费用等,这几类费用都可设置若干明细科目,即二级科目。二级科目的设置应力争做到不重、不漏、不乱、有序。欲达成此目标应遵循几个原则。

  第一,依据费用性质分大类排序。

  以管理费用为例,费用可梳理为以下七类:

  1.薪酬类费用:主要核算管理部门人员的工资、奖金、五险一金、福利费等;

  2.日常类费用:管理部门经常发生的日常费用,如办公费、交通费、图书资料费、差旅费、业务招待费、通信费、快递费等;

  3.专项费用:培训费、审计费、中介服务费等;

  4.办公场所类费用:办公场所租赁费、物业费、水电气暖费等;

  5.摊折费用:固定资产折旧、无形资产摊销、长期待摊费用分摊等;

  6.资产减值:减值准备、存货跌价准备固定资产减值、无形资产减值等;

  7.其他费用:上述分类不涵盖的费用。

销售费用的分类与管理费用分类大致相同。区别在于销售费用中的专项费用主要为广告费、宣传费、市场推广费等,销售费用不包括资产减值。

对费用区分大类一方面可以方便管理,有利于事后分析;另一方面可以让费用归集有序,避免重复设置二级科目。

  第二,二级科目编号要留出扩容空间。

  二级科目的设置首先要保证当前费用都有记录之处,一段时间过后可能会有新的费用名目出现,费用科目自然也应相应增加。

费用科目增加需要录入账务系统,新增科目编码以不打乱原有的科目体系为宜。如管理费用科目编号6602,薪酬类费用的科目编号可以从6602 01 01-6602 01 99。601代表“管理费用”,01代表“薪酬类费用”,最后的01-99代表三级费用科目。6602 01 01-6602 01 99一共可容纳99个三级科目,足可保证费用科目扩容。“管理费用-其他费用”科目编码一般会设置为6602 99。

  第三,费用科目不可交叉。

  每个费用科目设置后,应确定它的核算范围,涵盖在核算范围内的费用名目不要重复设置明细科目。譬如,业务招待费与礼品费,交通费与过桥过路费。如果需要将费用核算得更加明细化,可以平行设置不重叠多个科目,譬如将“五险一金”科目分解为“养老保险”、“医疗保险”、“工伤保险”、“生育保险”、“失业保险”、“住房公积金”六个三级科目。

  第四,其他费用要瘦身。

  如果费用二级科目建得太少,费用归集时常会发现找不到地方搁。一些会计人员为了省事,会将之记入“其他费用”,最后“其他费用”就成了费用垃圾筐。一时固然省事了,后果是后续的费用分析会困难重重。对“其他费用”瘦身,最好的方法是将经常发生的费用名目增设为新的二级或三级科目。

  第五,科目层级不要设置太多。

  费用核算要做到清晰,就需要减负。费用科目清爽,也是减负精神的体现。建议费用核算到三级科目为止,就不要设置四级科目了。科目层级越少,出错的概率就越低。如果需要将三级科目核算的内容明细化,可以将明细项直接增设为三级科目。


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